Zefektivněte pracovní schůzky, které nám statisticky berou třetinu pracovního času


pracovní schůzky
20.11.2018 23:40 | redakce
Na pracovních schůzkách a jednáních mohou někteří zaměstnanci trávit více času než samotnou prací – a schůzky přitom mohou být zcela neefektivní a bez jakékoli přidané hodnoty. Podle průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37 % času, což je cca 9 hodin týdně. Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek tak, aby čas strávený na schůzkách byl vynaložený účelněji?
Vyhněte se pravidelným meetingům
Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity – často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů. 
Základ je dobrá příprava
Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas. „Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe – v případě, že máte naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebudete schopni se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí,“ radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.
Využívejte technologie
Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. „Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních meetingů do on-line sféry,“ říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize. „Využívání videokonferencí s sebou také nese posun od dlouhých porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma.“ Dále se také vyplatí investovat do kvalitního prezentačního řešení, které předejde problémům při zapojování různých typů zařízení a jejich špatné kompatibility.

Komentáře



Kategorie
Příbuzné články
Lékaři slánské nemocnice a známé osobnosti natočili zdarma klip k očkování
Lékaři slánské nemocnice a známé osobnosti natočili zdarma klip k očkování

13.03.2021 | Neuvěřitelnou vlnu solidarity projevili někteří čeští umělci, které s netradiční, ale potřebnou ...


Nové technologie zachránily v lockdownu několik firem
Nové technologie zachránily v lockdownu několik firem

11.03.2021 | Globální pandemie potvrdila životně důležitou roli technologií pro rozvoj a přežití firem. ...


Jan Přeučil slaví úctyhodné narozeniny, na příští rok se chystají velké věci!
Jan Přeučil slaví úctyhodné narozeniny, na příští rok se chystají velké věci!

17.02.2021 | Herec, dabér, rétor, kantor, ale také elegán a gentleman. To je Jan Přeučil. Právě nyní slaví ...


Jiří Krampol a Natálie Grossová v klipu k novému filmu
Jiří Krampol a Natálie Grossová v klipu k novému filmu

09.02.2021 | Herec Jiří Krampol a zpěvačka Natálie Grossová se spolu sešli na půdě starého domu. Co hereckého ...


V novém tajemném klipu kapely Melodica si zahrála i Miss Czech Republic Kopíncová
V novém tajemném klipu kapely Melodica si zahrála i Miss Czech Republic Kopíncová

15.01.2021 | Po velkém výpravném klipu s Lucií Vondráčkovou, Davidem Gránským a Mirkem Šimůnkem „Válka“, ...