Zefektivněte pracovní schůzky, které nám statisticky berou třetinu pracovního času


pracovní schůzky
20.11.2018 23:40 | redakce
Na pracovních schůzkách a jednáních mohou někteří zaměstnanci trávit více času než samotnou prací – a schůzky přitom mohou být zcela neefektivní a bez jakékoli přidané hodnoty. Podle průzkumu, který uskutečnila společnost Verizon, zaberou různé meetingy průměrnému zaměstnanci až 37 % času, což je cca 9 hodin týdně. Jak tedy zvýšit efektivitu pracovních schůzek tak, aby čas strávený na schůzkách byl vynaložený účelněji?
Vyhněte se pravidelným meetingům
Pravidlo, které mnohé firemní manažery možná zaskočí. Pravidelné každotýdenní pracovní porady zabývající se hodnocením uplynulého týdne, plánování dalšího, výhledovou strategií, hodnocením efektivity – často totiž samy o sobě vůbec efektivní nejsou. Pravidelným meetingům by se firmy měly vyhnout úplně, nebo je alespoň omezit na maximálně jednou týdně. V opačném případě se efektivita práce spíše snižuje, na schůzkách totiž vlastně není příliš co řešit a jsou svolávány spíše z povinnosti, než kvůli skutečné potřebě. Mnohem účinnější je svolávat jednorázové ad hoc meetingy zaměřené na řešení konkrétních a aktuálních témat či problémů. 
Základ je dobrá příprava
Studie společnosti Verizon také ukázala přímou úměru mezi dostatečnou přípravou na meeting a výsledkem schůzky. Doporučováno je zejména plánování schůzek dostatečně dopředu tak, aby se na ně všichni účastníci mohli řádně připravit a v jejich průběhu už poté neztráceli čas. „Zároveň i zde platí, že čím méně schůzek, tím lépe – v případě, že máte naplánováno několik hodin schůzek na každý den v týdnu, logicky nebudete schopni se na všechny z nich kvalitně připravit. Efektivita schůzek tím úměrně utrpí,“ radí Jan Dvořák, ředitel počítačové školy Gopas.
Využívejte technologie
Podle studie společnosti Verizon se náklady vyjádřené v počtu pracovních hodin jednotlivých zaměstnanců snižují až o dvě třetiny ve chvíli, kdy meeting probíhá přes videokonferenční techniku. „Místo fyzických schůzek firmám doporučujeme přesouvání co nejvyššího možného počtu pracovních meetingů do on-line sféry,“ říká Andrej Hronec, zástupce videokonferenčního řešení Lifesize. „Využívání videokonferencí s sebou také nese posun od dlouhých porad ke kratším schůzkám zaměřeným na určité téma.“ Dále se také vyplatí investovat do kvalitního prezentačního řešení, které předejde problémům při zapojování různých typů zařízení a jejich špatné kompatibility.

Komentáře



Kategorie
Příbuzné články
Pět důvodů, proč při dlouhodobé práci z domova nejsme výkonní
Pět důvodů, proč při dlouhodobé práci z domova nejsme výkonní

26.05.2020 | Jak produktivně spolupracovat, když nejste spolu? To je otázka, kterou teď řeší mnoho vedoucích ...


Profese v první linii – nejen zdravotníci, ale i zámečníci nebo ostraha
Profese v první linii – nejen zdravotníci, ale i zámečníci nebo ostraha

08.04.2020 | Současná situace mnoha lidem převrací život, řada z nich doma hledá, čím by se zaměstnali, ...


Proti koronaviru bojují v nemocnicích i roboty
Proti koronaviru bojují v nemocnicích i roboty

06.04.2020 | Kolaborativní robot dokáže spolehlivě a bezpečně sterilizovat místnosti, ve kterých se nachází ...


Přenáší se na bankovkách COVID-19? Podle WHO ne.
Přenáší se na bankovkách COVID-19? Podle WHO ne.

06.04.2020 | Panika z koronaviru se dotkla téměř všech aspektů našich každodenních životů - od změny pracovního ...


Homeoffice může být pro mnoho firem časovanou bezpečnostní bombou
Homeoffice může být pro mnoho firem časovanou bezpečnostní bombou

06.04.2020 | České firmy jsou dnes silně konfrontovány se situací, na níž neměly čas se připravit. Homeoffice ...